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创新档案管理理念实现档案管理信息化

发布时间:2020-05-14所属分类:管理论文浏览:1

摘 要: 摘要:档案管理信息化不仅可以满足档案使用,同时也能够提高档案信息的使用效率,并且可以实现档案资源共享,因此为了充分发挥档案作用,本文简述了创新档案管理理念的必要性以及档案管理信息化的主要特征与主要作用,对创新档案管理理念实现档案管理信息化

  摘要:档案管理信息化不仅可以满足档案使用,同时也能够提高档案信息的使用效率,并且可以实现档案资源共享,因此为了充分发挥档案作用,本文简述了创新档案管理理念的必要性以及档案管理信息化的主要特征与主要作用,对创新档案管理理念实现档案管理信息化的途径进行了论述分析。

创新档案管理理念实现档案管理信息化

  关键字:创新档案管理理念;必要性;档案管理信息化;特征;作用;途径

  一、创新档案管理理念的必要性

  创新档案管理理念是实现档案管理信息化的重要手段,档案管理中的信息化管理主要是利用信息化技术以及网络的管理模式和方法对档案实体进行管理。而创新档案管理新方式首先就需要创新档案管理理念,并将新的档案管理理念运用于实践中,从而实现档案管理信息化的有效性。

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  二、档案管理信息化的主要特征

  档案管理信息化的特征主要体现在:(1)网络化特征。档案管理信息化的一大特性就是网络化。随着互联网的发展,网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行档案管理,不仅能够提高档案管理的工作效率,还能最大限度的节省人力物力,对于档案完整性的保持上,网络化的运作也体现出最大优势。(2)便捷特征。档案管理信息化具有便捷化特征。档案管理信息化就是基于信息化的基础上,对各类文件或者是图纸进行扫描,进而转化成为电子资源形式,其有利于提高管理工作的效率和准确性,在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。

  三、档案管理信息化的主要作用

  1、满足档案使用。档案信息数据库、信息查询、检索、统计分析,可以在短时间内生成各种不一样的表格。要想合理开发出信息资源,提升利用率,确保广大使用人的需要得以满足,就要做实基础工作;在档案日常工作方面尽量实行微机化操作,借助电脑等将图片等变为数据,确保资料信息化;建立完善的档案数据库系统,有利用档案日常管理中的档案编目、检索及查询统计等工作。保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的,建立全文数据库,使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取,可以方便查阅以及打印。

  2、提高档案利用效率。档案管理信息化目的是借助信息技术,积极利用档案,充分发挥档案作用,将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息,添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容,确保档案不再像是过去一样,过于模式化。同时还要加快信息更新速率,确保更新的速率能够和职工流动速率保持一致。档案管理应该对档案信息实行动态化管理,探索建立电子档案的新途径,通过现代化手段建立相关跟踪系统,不断提升档案的价值。

  3、实现档案资源共享。实施档案现代化管理,首先是在管理机构中设置信息中心,履行管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章,规范信息流动渠道,使信息中心成为信息的唯一收集和发布者。档案管理工作的基础是对信息资料的依赖,现代管理的信息资料信息量大,动态变化频繁、信息发布交流面广,建立科学合理的信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来,把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标,就要确保拥有充足的技术工作者,而那些既了解资料,又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化建设,首先必须要做的就是合理使用网络技术,解决好信息共享问题。

  4、信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案,随着时间的增加,纸质保存起来比较困难,一定时间后还需要修复。与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的最大优点就是保存时间久。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,而纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下容易受到破坏,在档案工作过程中稍不注意就可能造成无法挽回的损失。采用信息化的电子文件后就可有效避免这类情况的发生。电子档案载体的普遍特点是存取和读取方便快捷且易于传递,储存时间长,受外部环境影响小不易损坏,具有很强的稳定性。随着电子技术的发展及读取电子文件的设备日趋成熟,工作中可以根据不同的需要选择不同的电子载体。

  四、创新档案管理理念 实现档案管理信息化的途径

  1、运用新技术 创新档案管理。在档案管理信息化建设中,只有与时俱进,不断创新才能够促使档案管理更加的方便、快捷和安全。在相关设备的运用上就需要与时俱进,设计更加专业的档案管理软件,提高计算机的储存效果,促使档案信息管理的信息化建设。同时为了有效保障档案管理信息化,还需要从源头上降低档案出现的毁损率,通过提高技术降低电磁的干扰,与此同时技术人员开发专业的档案信息管理软件,从而提高档案管理与现代办公系统之间的融洽性,从而提升档案管理效率。

  2、加强档案管理信息化制度建设。(1)档案管理信息化有别于传统的档案管理方式与方法,因此档案管理部门要结合自身的实际情况,建立一套新的并适合档案管理信息化的规章制度,如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等,使档案管理信息化有制度的保障,实现档案管理信息化的规范化与标准化。(2)树立安全保密意识。档案管理信息化中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息,若出现安全问题,就可能造成大量的数据损坏。档案管理信息化的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题,因此必须从各个环节入手,提高档案管理的安全性。首先,要对档案管理人员进行培训,提高他们的责任感,工作细心认真。其次,对信息管理进行安全保护,实施档案数据备份,设立防火墙和查阅档案进行身份认证等策略,要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

  3、规范档案管理信息化标准化建设。档案管理信息化并不是一项容易的工作,其涉及的环节较多,且存在许多容易被遗漏的地方,因此在具体的信息化建设过程当中,相关档案主管部门应提高重视程度,聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划,并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节,尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中,提高相关的硬件操作上的要求,并且对于网络安全问题采取相关的策略,按照行业化的标准对档案管理信息化系统进行科学合理的构建。

  4、强化档案管理信息化人才建设。(1)加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案管理信息化的中坚力量。因此,在档案管理信息化的过程中,要注重保障现有档案工作人员的权益,并采取有效的方式,激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育,训练他们的实际操作技能。(2)引进档案管理信息化的技术人才。档案管理信息化过程中,系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此,档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才,以解决档案管理信息化过程中的各种技术难题。

  结束语

  综上所述,随着科技的进步发展,使得档案记录方式也出现了多样化趋势,并且越来越多的社会活动记录不再采用传统纸质方式,因此为了加强档案管理信息化,对创新档案管理理念实现档案信息化进行分析具有重要意义。

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